Compiti, responsabilità, doveri dell'amministratore di condominio
9 aprile 2021
L'amministratore di condominio è una figura importante per la gestione degli immobili. Il suo operato è regolato da alcune norme di legge imperative. In questo articolo andiamo ad elencare, cercando di essere il più possibile esaustivi, quali sono. Inoltre facciamo il punto su alcuni dei poteri attribuiti a torto o a ragione a questo professionista
Compiti generali
Normalmente l'amministratore si occupa di:
- conduzione dell'edificio limitatamente alle parti comuni;
- vigilanza sulla loro manutenzione e integrità;
- erogazione delle spese occorrenti al mantenimento dei servizi comuni;
- osservanza delle norme stabilite dal regolamento di condominio.
L'amministratore è responsabile di riscuotere le somme dovute dai singoli condòmini e redige il consuntivo delle spese alla fine della gestione per dare giustificazione delle uscite e delle entrate della cassa condominiale
Chi è l'amministratore di condominio?
L'amministratore di condominio è nominato dall'assemblea per agire e rappresentare il condominio in loro vece. L'amministratore è il responsabile delle parti comuni dell'edificio cioè quelle definite dall'articolo 1117 del codice civile e dal regolamento di condominio. Egli non ha alcun potere di rappresentanza in merito alle parti private dell'edificio come i singoli appartamenti.
La nomina dell'amministratore è obbligatoria quando i condòmini sono più di otto e può essere scelto tra i condomini stessi o può essere anche un professionista esterno
Può fare l'amministratore chi ha frequentato un corso di formazione, anche se non laureato e possiede una serie di requisiti. La professione è molto delicata e piena di responsabilità, è quindi obbligatorio dotarsi di assicurazione professionale
La durata dell’incarico è di un anno, rinnovabile di un altro anno se non viene revocato. L'amministratore gestisce le spese condominiali e cura la redazione del bilancio
Doveri dell'amministratore
I doveri dell'amministratore possono essere divisi in base al momento del mandato in cui si manifestano:
- inizio incarico
- in corso
- fine anno
- fine incarico
1. Al momento dell'accettazione della nomina l'amministratore deve:
comunicare i propri dati anagrafici e professionali, in particolar modo il codice fiscale, il luogo in cui saranno custoditi i registri del condominio e gli orari in cui saranno consultabili,
deve apporre sul luogo di accesso al condominio le proprie generalità e recapiti, anche telefonici.
deve associare al proprio il codice fiscale del condominio presso l'Agenzia delle Entrate volturare tutte le utenze del condominio ed effettuare il formale passaggio di consegne con l'amministratore precedente.
Inoltre è tenuto a presentarsi nella filiale in cui è aperto il conto corrente condominiale per depositare la propria firma o aprire un conto per conto del condominio.
2. Compiti e doveri dell'amministratore nel corso del mandato:
CONVOCAZIONE DELL'ASSEMBLEA
E' fatto obbligo all'amministratore di convocare l'assemblea dei condomini annualmente e di eseguirne le delibere. L'assemblea deve essere convocata entro 180 giorni dalla chiusura della gestione. L'assemblea infatti, non l'amministratore, è l'organo deliberativo del condominio e nella piccola democrazia dello stabile è anche l'organo dotato dei più ampi poteri. La mancata esecuzione delle delibere dell'assemblea costituisce grave irregolarità dell'amministratore di condominio e motivo di revoca giudiziaria.
DISCIPLINA PARTI CONDOMINIALI
L'amministratore è tenuto a disciplinare l'uso delle parti condominiali e la fruizione dei servizi nell'interesse comune, in tal senso il codice civile gli fornisce la possibilità di prendere provvedimenti, cioè decisioni che i condomini devono obbligatoriamente rispettare. Anche in questo caso il limite del potere dell'amministratore è l'assemblea: lo stesso articolo di legge (1133c.c.) stabilisce che contro i provvedimenti dell'amministratore è possibile sia il ricorso all'assemblea dei condomini, che all'autorità giudiziaria. Questo significa che una delibera contraria a un provvedimento annulla in tutto e per tutto il provvedimento preso.
GESTIONE FINANZIARIA
L'amministratore deve incassare le rate condominiali e pagare i fornitori utilizzando per tutti pagamenti erogati o ricevuti un apposito conto corrente condominiale cioè intestato al condominio. Dopo la riforma 220/2012 costituisce grave irregolarità erogare somme in contanti per conto del condominio o utilizzare un conto intestato all'amministratore.
AZIONE CONTRO I MOROSI
L'amministratore è obbligato ad agire contro i condomini morosi anche per vie legali, a questo dovere egli può sottrarsi solo se l'assemblea lo esonera esplicitamente da questo compito. L'amministratore inadempiente può essere citato per danni dal condominio se la mancata riscossione delle quote comporta dei danni come, ad esempio, la sospensione dell'acqua o perdere una causa legale.
TUTELA DEL REGOLAMENTO DI CONDOMINIO
L'amministratore è il responsabile dell'applicazione del regolamento di condominio e deve fare tutto quanto in suo potere per conservare le parti comuni dell'edificio in uno stato decoroso e funzionante.
ADEMPIMENTI FISCALI
Nel caso del condominio si tratta della certificazione unica dei redditi dell'anno precedente che va presentata all'inizio dell'anno e della certificazione dei redditi dei sostituti d'imposta (ovvero il 770) che va presentata a metà anno. Essendo il condominio sostituto d'imposta spetta all'amministratore versare le somme relative con l'apposito modulo F24. Egli inoltre è il responsabile degli adempimenti nei confronti dei dipendenti del condominio come ad esempio il portiere. In caso di contestazione da parte dell'Agenzia delle Entrate il condominio viene sanzionato ma lo stesso può chiedere i danni all'amministratore.
REGISTRI CONDOMINIALI
L'amministratore deve curare la tenuta dei registri del condominio, conservarli e renderli disponibili alla consultazione dei singoli condomini
Allo stato attuale la legge individua 4 registri:
- il registro anagrafico in cui sono riportati i dati catastali di ogni singola unità abitativa, i recapiti e i nominativi dei proprietari;
- il registro dei verbali di assemblea con annesso il regolamento di condominio;
- il registro di nomina e revoca degli amministratori;
- il registro di contabilità in cui sono annotati in ordine cronologico le entrate e le uscite di gestione.
A richiesta del singolo condomino l'amministratore è obbligato a fornire un'attestazione dello stato dei pagamenti e delle liti in corso, normalmente richiesta in caso di compravendita.
3. Compiti e doveri dell'amministratore a fine dell'anno
L'amministratore è obbligato a redigere il rendiconto condominiale (bilancio) annuale della gestione e convocare l'assemblea per la sua approvazione. La mancata convocazione dell'assemblea entro il termine di 180 giorni costituisce grave irregolarità.
Il regolamento di condominio può stabilire una scadenza più restrittiva senza essere in contrasto con quanto dice la legge. Entro un mese è un termine che non contrasta con “entro 180 giorni” del Codice Civile, se il regolamento stabilisse un termine più ampio o non stabilisse affatto un termine varrebbe il limite imposto dal Codice Civile.
4. Obblighi dell'amministratore al momento della cessazione dell'incarico
A fine mandato l'amministratore è tenuto per legge a consegnare tutta la documentazione relativa al condominio e ai singoli condomini. Se l'amministratore non ottemperasse a quest'obbligo incorrerebbe nel reato di appropriazione indebita, fattispecie, che in caso di condanna lo escluderebbe dall'esercizio della professione a norma dell'articolo 71bis delle norme di attuazione del Codice Civile.
Anche dopo la revoca del suo mandato e fino al completamento del formale passaggio di consegne l'amministratore uscente è obbligato a svolgere per conto del condominio tutte quelle attività con carattere di urgenza che potrebbero arrecare danno o pregiudizio al condominio. La legge specifica che nessun compenso è esigibile per questo genere di attività.
Non può mai esistere un momento in cui le responsabilità dell'amministratore non siano affidati ad un soggetto ben determinato cioè tra la revoca del vecchio e la nomina del nuovo professionista non può esserci neanche un giorno in cui nessuno ricopra il ruolo di amministratore
Cosa accade quando l'amministratore non esegue le delibere dell'assemblea?
Di norma l'amministratore è obbligato a eseguire le delibere dell'assemblea, per delibera si intende un provvedimento deciso in assemblea, votato dalla maggioranza dei presenti e verbalizzato sull'apposito libro dei verbali. Ma esistono due casi in cui l'amministratore deve agire diversamente:
1. Delibere annullabili
Sono tutte quelle delibere che presentano dei vizi, per esempio l'assemblea in cui sono state votate non è stata convocata correttamente, la maggioranza non aveva un numero di millesimi richiesti dalla legge oppure non si è seguito alla lettera qualche procedura prevista dal codice o dal regolamento.
In questi casi, a norma dell'articolo 1137, chiunque non abbia votato favorevolmente alla delibera è libero di impugnarla davanti all'autorità giudiziaria entro 30 giorni da quando ne viene a conoscenza. I 30 giorni partono dal giorno dell'assemblea per i contrari e astenuti presenti al momento della votazione e dalla consegna del verbale per gli assenti. Un buon amministratore lascia sempre trascorrere un congruo lasso di tempo se sa che la delibera assunta è annullabile.
2. Delibere nulle
Succede che l'assemblea deliberi al di fuori delle proprie competenze. Ad esempio questo succede nei casi in cui la delibera assunta riguarda una proprietà non condominiale o perché è contraria alla legge o ancora perché va a limitare i diritti anche di uno solo dei condomini sul godimento della proprietà privata.
Un esempio diffuso di questo genere di delibera è quando l'assemblea decide di ripartire una spesa non utilizzando le tabelle millesimali ma un criterio estraneo alla normativa del condominio, ad esempio dividendo la spesa in parti uguali.
Tale delibera è nulla, quindi impugnabile da chiunque senza prescrizione. Un amministratore è tenuto a sapere quando una delibera è nulla e non deve eseguirla. Un amministratore che esegue una delibera nulla e comporta un danno al condominio può essere citato per danni di fronte alla Giustizia.
Quando l'amministratore può fare causa, e a chi?
L'amministratore è il legale rappresentante del condominio, a lui sono indirizzati gli atti ufficiali delle cause passive e attive. Egli è tenuto a riferirne in assemblea e in fase di presentazione del bilancio. Normalmente l'amministratore non può autonomamente intentare causa a nome del condominio senza l'autorizzazione dell'assemblea.
L'unico caso in cui l'amministratore ha il compito di intentare causa ai condomini senza autorizzazione dell'assemblea è quello in cui bisogna procedere nei confronti dei condomini morosi. Il termine massimo entro cui l'amministratore è tenuto ad agire è sei mesi dalla chiusura della gestione. Non esiste un termine minimo, tuttavia la prassi prevede che l'amministratore solleciti il pagamento due volte prima di passare le carte all'ufficio legale. Il singolo regolamento di condominio può predisporre norme diverse in merito ed eventualmente stabilire degli interessi di mora per le quote non saldate dai condomini.
Per le cause riguardanti le parti comuni l'amministratore deve prendere tutti i provvedimenti urgenti necessari a non pregiudicare l'andamento della causa e convocare un’assemblea straordinaria per riferirne quanto prima e avere l'autorizzazione dei condomini alla nomina di un legale che rappresenti il condominio
L'amministratore può multare?
Inizialmente il legislatore aveva dato all'amministratore uno strumento per far rispettare il regolamento di condominio: la possibilità di sanzionare i singoli condomini fino a un massimo di 200€ ma la successiva legge 145/2013 ha messo tale potere in mano all'assemblea di condominio.
Quindi allo stato attuale nonostante l'amministratore sia il tutore del regolamento di condominio, non può applicare sanzioni o multe.
Dove finiscono le competenze dell'amministratore?
La prima risposta sarebbe: dove finiscono le parti e i servizi comuni dell'edificio. Quindi un eventuale lite tra il condomino del primo piano colpevole di spargimento di briciole e la sfortunata proprietaria del giardino al piano terra non sono di competenza condominiale compiendosi il fatto tra due proprietà private.
La realtà è più complessa in quanto alcune attribuzioni dell'amministratore sono stabilite dai regolamenti di condominio. Un regolamento di condominio può chiamare l'amministratore in causa anche in un contesto alieno agli spazi condominiali, fare di lui l'arbitro di dispute tra condomini o attribuirgli compiti o responsabilità maggiori di quelle prevista dalla legge
Sta all'amministratore interpretare il regolamento alla luce delle normative sopravvenute ignorandone le parti contrarie alla legge e applicando quelle rimanenti.
Aggiungiamo, forse è dove serve andare oltre che differenzia un operatore da un professionista.
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